Comment gérer sa facturation d’entreprise ?

Notre cabinet d’expertise comptable Sauditex Nantes Atlantique vous informe sur les différents moyens de facturation.

La facture est un document obligatoire quelques soient les types de ventes effectuées dans le cadre d’une activité professionnelle (même pour les micro-entreprises). Elle peut être réalisée par l’entreprise elle-même (’auto-facturation), ou par un tiers (sous-traitant) qui effectuera les factures pour le compte de l’entreprise.

Diverse mention obligatoire doivent y figurer : nature des ventes, la quantité, les conditions d’achat ou de vente d’un produit ou d’un service. Un acheteur peut exiger au vendeur une facture dès la vente.

Une mauvaise gestion de la facturation peut créer un manque de transparence sur les transactions et augmenter les risques de fraude, affectant ainsi la santé financière de l’entreprise. Ainsi, il existe différentes options pour gérer ses factures. Découvrez-les.

Utiliser un facturier

Il est important de souligner qu’il n’y a aucune législation qui régit le mode de gestion des factures d’une entreprise. Vous pouvez ainsi vous servir d’un facturier pour la gestion factures. Il s’agit d’une méthode simple consistant à utiliser un carnet à souche doté de nombreuses factures pré-imprimées. Toutes les factures du carnet sont aussi prénumérotées et comportent les mentions obligatoires.

Il est nécessaire pour l’entreprise d’y renseigner les différentes mentions qui servent à son identification : dénomination sociale, adresse ou siège social, numéro d’identification TVA, etc. De même, toutes les informations liées au client et aux produits ou services offerts doivent être mentionnées. Il s’agit entre autres du nom du client, de la désignation, de la quantité de produits, du prix unitaire, du prix total, etc.

Toutefois, cette méthode de gestion est de nos jours moins utilisée, car étant moins pratique. En effet, le risque d’erreurs est élevé avec l’utilisation de facturier et il est aussi probable que vous oubliiez certaines mentions obligatoires. Il est généralement déconseillé de l’utiliser vu les outils de dernière technologie disponibles de nos jours.

L’utilisation du facturier convient aux entreprises dont le besoin en factures est très faible. C’est le cas des entreprises qui n’utilisent qu’une ou deux factures par mois.

Se servir d’un traitement de texte ou d’un tableur

L’utilisation d’un tableur ou d’un traitement de texte est aussi une option vers laquelle vous pouvez vous tourner pour la gestion des factures. Cette méthode est une sorte d’automatisation du mode de gestion de la facturation.

L’entreprise doit définir un modèle personnalisé qu’elle utilisera pour toutes ses facturations. Quel que soit le modèle prédéfini, il devra comporter l’ensemble des mentions obligatoires. Ainsi, l’entreprise n’aura qu’à y indiquer les différentes informations relatives à ses services et au client au moment opportun.

Cependant, ce mode de gestion de facturation présente des risques. Parmi ceux-ci il y a l’apparition de doublons et le risque d’insérer des mentions inexactes ou incorrectes pouvant faire l’objet de sanctions. De plus, il peut y avoir des confusions et des mélanges alors qu’il est interdit de corriger ces erreurs à postériori.

L’utilisation d’un traitement de texte ou d’un tableur vous est généralement conseillée lorsque vous établissez peu de factures. C’est le cas des entreprises qui font 10 à 15 factures par mois.

Se tourner vers les logiciels de facturation

C’est le mode de gestion de factures le plus courant de nos jours. L’utilisation de logiciels de facturation est un processus totalement automatisé et dont l’utilisation est très facile. La procédure se déroule comme suit : le devis est transformé en bon de commande, puis ce dernier est transformé en bon de livraison et enfin en facture. Le nombre de fonctionnalités auxquelles vous aurez accès dépend de la gamme de logiciels choisie. Les logiciels d’entrée de gamme ne vous assurent que la gestion des factures et des devis alors que les logiciels les plus complets mettent un large panel de fonctionnalités à votre disposition : suivi du recouvrement des créances, automatisation des relances, gestion des impayés, édition des tableaux de bord, etc.

Notre cabinet Sauditex Nantes Atlantique accompagne ses clients en leurs proposant 2 logiciels de facturation : RCA Facturation et QUICKOOKS Facturation, nous formons nos clients sur l’utilisation de ces logiciels et sur les paramétrages des plans comptables.

De plus les factures sont directement intégrables dans notre logiciel de comptabilité. Les factures sont en ligne, nos clients et notre cabinet ont un accès commun au logiciel, nous pouvons ainsi intervenir directement et modifier les paramètres en cours.

Nous mettons ces logiciels en location entre 10 et 14 € HT par mois, et facturation le paramétrage ½ journée généralement suffit.

Les logiciels de facturation présentent de nombreux avantages. Ils permettent de gagner du temps et de centraliser les informations dans une seule et unique base de données. Leur utilisation vous évitera aussi de nombreuses erreurs de calcul et de mentions obligatoires. De plus, vous aurez la certitude de vous conformer aux dispositions relatives à la numérotation des factures. Ainsi, l’attribution des numéros uniques se fait selon une séquence chronologique continue. Le classement devient aussi plus simple.

Ce mode de facturation comporte peu d’inconvénients.

Vous pouvez recourir à un logiciel de facturation installé sur ordinateur ou en ligne lorsque vous avez un volume important de documents à traiter et que vous êtes soumis à des obligations relatives à la facturation. C’est une méthode pratique, quels que soient vos besoins en factures.

Vous l’aurez compris, il existe différents moyens pour gérer votre facturation d’entreprise. Chacune d’elles comprend des points forts, mais également des limites. À l’heure actuelle, les logiciels de gestion semblent être les plus utilisés, car présentant moins de risques.

Nous vous parlerons de la facture électronique dans un prochain article.